Apa itu
Buku Tamu Digital ?
fitur ini pada umumnya sama seperti buku tamu konvensional yang mana berfungsi untuk melakukan pendataan saat acara sedang berlangsung sehingga menghasilkan kumpulan data tamu mulai dari Nama, Alamat, jam check-in dan jumlah tamu yang dibawa, lalu apa bedanya dengan buku tamu digital?
dengan buku tamu digital seluruh sistem pendataan dilakukan secara online dan data yang tersimpan lebih terstruktur dan akurat dibandingkan dengan pencatatan manual, ini dapat di integrasikan dengan undangan digital berbasis web. sederhananya setiap tamu yang memiliki undangan digital akan memiliki QR-Code unik didalam undangan yang berfungsi sebagai identitas dari tamu tersebut, saat pada hari dimana acara dilangsungkan setiap tamu yang datang akan disambut oleh penerima tamu / usher, tamu cukup menunjukan barcode tersebut ke device yang digunakan sebagai scanner dan data tamu akan tercatat di sistem secara realtime.
Pemilik acara dapat melakukan pengecekan list tamu yang sudah hadir maupun belum hadir pada smart dashboard helloguest yang dapat di akses melalui smartphone, tab, atau laptop baik saat acara berlangsung maupun setelah acara selesai.
DISCLAIMER: fitur ini berbeda dengan fitur RSVP yang terdapat didalam undangan digital. jadi jika anda tidak memesan fitur tambahan buku tamu digital. anda tetap akan mendapatkan fitur RSVP tanpa tambahan biaya.
6 Penting Fitur Buku Tamu Digital
tim helloguest terus melakukan pengembangan terhadap fitur bukutamudigital sehingga setiap pemesanan buku tamu digital anda akan mendapatkan seluruh keuntungan dibawah ini:
1. Informasi QR-Code pada Undangan Digital
Pada undangan digital yang telah anda pesan sebelumnya akan ada bagian informasi Qr-Code, setiap Qr-Code ini unik jadi tiap tamu akan mendapatkan Qr yang berbeda beda sebagai ID atau identitas dari tamu tersebut.
Pemilik acara akan mendapatkan akses ke halaman layar sapa (scanner) yang berfungsi untuk menscan QR-Code checkin saat acara sedang berlangsung. halaman berbentuk url sehingga hanya membutuhkan browser untuk mengakses scanner dan support untuk berbagai device mulai dari smartphone, tablet, dan laptop/komputer
3. Statistik Tamu Hadir dan Belum Hadir
Tamu yang sudah berhasil menscan QR-Code miliknya pada halaman layar sapa, datanya akan langsung tercatat di sistem dan anda dapat melihat daftar tamu yang sudah hadir maupun yang belum hadir pada smart dashboard client area helloguest yang akan terupdate setiap tamu berhasil melakukan scan.
4. Statistik Tamu Masih di Dalam Lokasi Acara dan Meninggalkan Acara
Selain pengecekan daftar tamu yang sudah hadir maupun belum hadir pemilik acara juga dapat melakukan pengecekan jumlah tamu yang sedang berada di dalam acara maupun tamu yang sudah meninggalkan acara di smart dashboard client area helloguest.
5. Data Lengkap Kehadiran tamu
Setelah acara selesai, seluruh data akan tetap tercatat di sistem dan bisa di lihat di kemudian hari. Data setiap tamu meliputi nama tamu, jumlah tamu yang dibawa, waktu (tanggal & jam) checkin dan checkout. anda juga dapat mengunduh data tersebut agar dapat di akses secara offline dan hasil unduhan akan berbentuk file excel/pdf/text notepad.
6. QR-Code untuk Tamu Offline
Untuk bagian yang sering terlewat adalah bagaimana agar tamu yang tidak mendapatkan undangan digital tetapi data Buku Tamu Digitalnya tetap dapat dilihat pada sistem?
Untuk kasus tamu yang tidak mendapatkan undangan digital anda hanya cukup mendaftarkan nama tamu tersebut pada smart dashboard helloguest. lalu anda bebas menentukan apakah akan mencetak QR-Code Check in dari tamu tersebut dan melampirkannya pada undangan offline anda atau tidak mencetak QR-Code untuk tamu offline. kami dapat membantu mencetak kartu QR-Code check in untuk seluruh tamu offline anda. jika anda memutuskan untuk tidak mencetak QR-Code maka halaman layar sapa tetap akan bisa melakukan pendataan untuk tamu offline dengan sempurna.
Tentang Layar Sapa
Halaman layar sapa dari fitur buku tamu digital dirancang untuk memindai setiap QR-Code checkin unik yang dimiliki oleh para tamu undangan Anda selama acara berlangsung, kemudian mentransfer data yang terkandung dalam kode tersebut ke sistem kami.
AKSES TANPA APLIKASI TAMBAHAN
Nikmati kemudahan akses Halaman Layar Sapa langsung dari device anda tanpa harus mengunduh aplikasi tambahan seperti pada Playstore, Appstore, maupun Microsoft Store. Halaman ini hanya memerlukan izin akses ke kamera perangkat saat Anda membuka tautan Layar Sapa, sehingga Anda siap untuk memulai penggunaan segera setelah mengaktifkannya.
DESAIN RESPONSIVE YANG MEMIKAT
Tidak peduli perangkat apa yang Anda miliki seperti smartphone, tablet, atau laptop/komputer Halaman Layar Sapa dapat diakses dengan mudah. Anda tidak perlu khawatir memilih perangkat mana yang akan Anda gunakan sebagai pemindai QR-Code. Cukup sambungkan perangkat Anda ke internet yang stabil dan pastikan kameranya berfungsi dengan baik untuk mulai melakukan pemindaian.
FITUR LENGKAP
Halaman layar sapa dari Buku Tamu Digital helloguest sudah dirancang untuk berbagai kebutuhan sehingga nyaman digunakan oleh pengguna. baca penjelasan lengkap tentang fiturnya dibawah ini
1. Tanpa Akses Login
saat melakukan pemesanan undangan digital anda akan mendapatkan akses ke smart dashboard helloguest menggunakan akses login yang sudah anda daftarkan. pada bagian digital guestbook anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan halaman layar sapa undangan anda. ketika halaman layar sapa dalam status aktif anda akan memiliki link khusus untuk mengakses halaman tersebut. anda dapat membagikan linknya kepada penerima tamu / usher acara yang kemudian akan dibuka pada device layar sapa. jadi anda tidak perlu repot untuk memberikan setiap akses login kepada para penerima tamu. cukup aktifkan halaman saat ingin digunakan dan nonaktifkan jika sudah selesai.
DISCLAIMER: halaman layar sapa bersifat private dan hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki link tersebut.
2. Dapat Diakses pada Banyak Perangkat Sekaligus
Fitur yang tidak kalah penting adalah halaman ini dapat di akses oleh beberapa device sekaligus. ini bertujuan untuk mengoptimalkan proses check in tamu undangan agar tidak terjadi antrian yang panjang pada saat tamu akan memasuki lokasi acara.
2. Validasi Ganda
Saat tamu berhasil melakukan aksi scan, layar sapa akan menampilkan popup untuk memvalidasi jumlah tamu atas nama tamu tersebut sehingga pendataan jumlah tamu lebih akurat saat statistik kehadiran tamu di cek setelah acara selesai. anda dapat melihat perbandingan jumlah tamu saat mengisi RSVP pada undangan digital apakah jumlahnya sama dengan real tamu yang menghadiri acara sehingga jika terjadi sebuah kendala dapat dianalisa penyebabnya.
3. Popup Ucapan Welcome
Setelah memvalidasi jumlah tamu. halaman layar sapa akan menampilkan popup ucapan selamat datang kepada tamu tersebut lengkap dengan nama yang tertera di undangan digital.
4. Daftar Tamu Hadir
Setelah halaman layar sapa menampilkan popup ucapan selamat datang dan data tercatat di sistem. tamu tersebut akan masuk ke list daftar tamu hadir yang akan berada di bagian kiri halaman layar sapa. ini hanya berlaku pada device dengan ukuran minimal 600px yaitu tablet / laptop. saat diakses menggunakan smartphone daftar tamu dapat di akses dengan menekan icon list tamu dan akan tampil secara popup.
4. Check-in Tamu Manual
Fitur ini sangat penting karena mengingat berbagai kendala yang mungkin timbul saat hari acara berlangsung seperti
- Tamu kesulitan mengakses undangan saat menghadiri acara karena masalah sinyal
- Tamu lupa membawa smartphone dan tidak dapat mengakses undangan
- Tamu lupa membawa QR-Code Cetak
beberapa masalah tersebut dapat diatasi karena pada halaman layar sapa. penerima tamu / usher memiliki akses untuk melakukan checkin manual, usher hanya perlu mengakses list tamu yang belum hadir dan dengan 1x klik data tamu tersebut akan tercatat di sistem dengan status tamu sudah hadir setelah usher mengisi jumlah tamu real yang dibawa oleh tamu tersebut.
5. Tamu yang Belum Terdaftar
saat menggunakan fitur Buku Tamu Digital tentunya terlebih dahulu anda harus mendaftarkan seluruh tamu undangan anda pada sistem agar Qr-Code tamu tersebut muncul pada undangan digital mereka. dan untuk tamu offline anda cukup mendaftarkan tamu tersebut tanpa membagikan web undangan digital untuk tamu tersebut sehingga tamu dapat di checkin manual oleh usher. tetapi jika anda melupakan beberapa tamu sehingga datanya tidak ada saat hari H acara usher dapat langsung mendaftarkan tamu tersebut sehingga data baru dari tamu tersebut akan tetap tercatat di dalam sistem dan statusnya akan tercatat sebagai tamu tambahan dari layar sapa.
Dashboard Buku Tamu Digital
saat anda melakukan pemesanan untuk fitur add-on dari undangan digital yaitu buku tamu digital. akan muncul tambahan menu pada client area untuk mengakses dashboard buku tamu digital milik anda seperti tampilan diatas.
Pengaturan Layar Sapa
Jika anda mengakses dashboard buku tamu digital melalui device tablet atau laptop pada bagian kiri halaman terdapat pengaturan scanner barcode. cek status layar sapa anda. jika layar sapa aktif anda dapat langsung mengakses halaman layar sapa langsung dari dashboard atau menyalin link layar sapa untuk diakses pada device yang digunakan sebagai scanner saat hari acara berlangsung. anda dapat mengaktifkan dan menonaktifkan menggunakan tombol “Aktifkan Layar Sapa Tamu” (hanya aktifkan saat akan digunakan dan non aktifkan jika sudah selesai)
link tautan layar sapa terpisah dari smart dashboard client area sehingga anda tidak membutuhkan akses login saat membuka link layar sapa di device lain.
Statistik Buku Tamu Digital
Selanjutnya pada bagian kanan halaman terdapat statistik digital guestbook. statistik ini akan mulai berubah secara realtime saat hari H acara yaitu saat tamu mulai check in di lokasi acara. statistik ini berbeda dengan statistik RSVP yang ada di smart dashboard client area pada menu “Kelola Ucapan & RSVP”. sehingga anda dapat membandingkan rasio tamu yang hadir dan tidak hadir pada saat tamu mengisi RSVP didalam undangan digital dan kehadiran asli yang tercatat saat checkin di lokasi acara.
Bagian yang tidak kalah penting adalah pengecekan apakah tamu tersebut masih ada di dalam acara atau tamu tersebut sudah meninggalkan acara. untuk menggunakan fitur ini tentunya anda perlu device tambahan yang disiapkan untuk mengakses halaman layar terimakasih. biasanya diletakan di pintu keluar lokasi acara dan saat pengambilan souvenir sehingga saat tamu menscan QR-Code atau usher melakukan manual check-out tamu tersebut akan tercatat di sistem dalam posisi Meninggalkan Acara.
Perbedaan Arti Tamu dan Orang pada Statistik Guestbook
Dalam statistik Buku Tamu Digital, Anda akan menemukan istilah yang menggambarkan tamu dan orang yang hadir, seperti contoh: “10 Tamu (20 Orang)”.
Tamu merujuk kepada individu yang secara resmi terdaftar dalam sistem Smart Dashboard Undangan Digital. Sedangkan istilah “Orang” mencakup total kumulatif dari semua individu yang diundang oleh tamu yang terdaftar dalam sistem.
Misalnya, jika terdapat 10 Tamu Undangan yang terdaftar dalam sistem, dan saat acara berlangsung, masing-masing tamu tersebut membawa pasangannya, total orang yang tercatat adalah 20 Orang. Dengan demikian, statistik ini memberikan gambaran yang jelas tentang jumlah total kehadiran yang terlibat dalam acara tersebut.
Detail Informasi Setiap Tamu pada Buku Tamu Digital
Bagian ini terletak di paling bawah halaman smart dashboard buku tamu digital. ini adalah informasi inti mirip seperti buku tamu konvensional karena menampilkan data lengkap dari setiap tamu undangan.
- Nama Tamu
- Jumlah Tamu
- Sesi (Jika memesan fitur add on sesi undangan)
- Table (Jika memesan fitur add on table undangan)
- Status Kehadiran
- Waktu Checkin
- Waktu Checkout
Seluruh informasi ini akan tetap tersedia setelah acara selesai dan dapat di akses di kemudian hari. selain itu anda juga dapat mengunduh seluruh informasi ini agar dapat dilihat secara offline atau bersama-sama dengan pemilik acara lainnya. dukungan unduhan bervariasi mulai dari mencopy data secara langsung, file pdf, csv, dan excel. kami rekomendasikan menggunakan excel karena data lebih fleksibel untuk diolah. tetapi jika ingin dibagikan ke aplikasi chatting seperti whatsapp/line anda dapat langsung menggunakan fitur copy atau pdf agar tampilannya lebih baik dibaca di smartphone.
Pengembangan Sistem Buku Tamu Digital
Hello Guest, sampai saat ini terus melakukan pengembangan sistem buku tamu digital agar memiliki lebih banyak fitur pendukung lainnya sehingga dapat lebih memudahkan pemilik acara untuk mengelola tamu saat acara sedang berlangsung dan menghasilkan data acara yang lebih lengkap lagi.
Pengambilan Foto Tamu saat check in
Fitur ini sedang dalam tahap pengembangan akhir. fitur ini memungkinkan pemilik acara untuk mendapatkan foto dari setiap tamu yang check in menggunakan halaman layar sapa dan sangat bermanfaat, contoh untuk undangan digital pernikahan akan memberikan kenangan dari setiap tamu yang hadir. dan membantu mengidentifikasi nama nama baru yang mungkin kurang familiar atau adanya kesamaan nama dengan tamu lain.
Kami adalah partner pernikahanmu yang berpengalaman dalam pembuatan undangan digital kreatif dan unik. Kami menyediakan undangan website dengan kualitas terbaik dan memberikan pelayanan yang ramah serta cepat tanggap. Tim kami akan membantu dari awal hingga akhir, memastikan bahwa setiap detail pernikahanmu dapat terlihat sempurna dan memuaskan. Kami mengerti betapa pentingnya hari pernikahanmu, oleh karena itu kami selalu berusaha untuk memberikan pelayanan yang terbaik dan menjaga komunikasi yang baik denganmu selama proses pembuatan undangan website. Kami siap membantu perkenalkan pernikahanmu dengan cara lebih modern.